CHAPTER 3
업무를 요청할 때
요청하는 방식이 결과를 바꿉니다.
#구체적업무요청 #협조요청 #명확한소통 #목적과기한
나의 소통 모습 돌아보기
업무를 요청할 때, 나는 어떤 모습인가요?
①요청하기 전에 상대방의 역할과 상황을 생각해 본다.
②협조가 필요한 이유를 충분히 설명한다.
③업무의 목적과 중요성을 함께 전달한다.
④필요한 내용을 구체적으로 요청한다.
⑤기한과 필요한 자료의 형식을 명확하게 안내한다.
⑥상대방이 질문하거나 의견을 말할 수 있도록 한다.
⑦일정이나 요청사항이 변경되면 빠르게 알린다.
⑧협조 이후 진행 상황과 결과를 공유한다.
⑨협조에 대한 감사의 마음을 표현한다.
점검해 보세요
'매우 그렇다·그렇다'에 체크한 항목은 내가 잘하고 있는 행동입니다.
'아니다·매우 아니다'에 체크한 항목은 앞으로 조금 더 의식적으로 실천해야 할 행동입니다.
핵심 내용
① 상대방의 상황을 먼저 고려합니다.
요청하기 전에 담당자의 역할과 업무 상황, 필요한 준비 기간을 생각합니다.
② 업무의 목적을 설명합니다.
어떤 업무를 위해 요청하는지, 왜 필요한지를 먼저 알려줍니다.
③ 요청의 중요성과 활용 방안을 공유합니다.
요청한 자료나 의견이 왜 중요한지, 어디에, 어떻게 활용되는지 설명합니다.
④ 요청사항을 구체적으로 전달합니다.
필요한 내용과 범위, 결과의 기준을 명확하게 이야기합니다.
⑤ 기한과 형식을 분명하게 안내합니다.
언제까지, 어떤 형태로 전달하면 되는지 구체적으로 알려줍니다.
⑥ 질문과 일정 조정이 가능하도록 합니다.
궁금한 점이나 일정상 어려움이 있다면 편하게 이야기할 수 있도록 합니다.
⑦ 결과와 감사의 마음을 다시 공유합니다.
협조받은 내용이 어떻게 활용되었는지 알리고 감사의 마음을 표현합니다.
소통을 어렵게 만드는 4가지 상황
“급합니다”만 이야기하는 경우
요청은 있지만 왜 중요한지, 왜 지금 필요한지에 대한 설명이 없습니다.
급하다는 말만으로는 상대방이 업무의 중요도와 우선순위를 정확하게 판단하기 어렵습니다.
나의 Action Plan
(아래 작성란을 클릭하면 예시가 나옵니다. 예시를 참고해 나의 Action Plan을 작성해 주세요.)
ONE SENTENCE
효과적인 요청은 일방적인 전달이 아니라 상대방과 함께 일을 풀어가는 출발점입니다.
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